Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:

Yanick Schiesser (Einzelfirma)
Yanick Schiesser
Hintere Gasse 16
2554 Meinisberg
Schweiz
E-Mail: datenschutz@offeroo.ch

2. Welche Daten wir bearbeiten

• Konto- und Firmendaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Firmenname, Adresse, Telefon, IBAN, MwSt-Nummer, Branche und Angaben aus dem Onboarding
• Inhaltsdaten: von Ihnen erstellte Offerten, Rechnungen, Mahnungen, Stundenrapporte und deren Verlauf
• Daten Ihrer Kundinnen und Kunden: Namen, Adressen und Kontaktdaten, die Sie erfassen (siehe Ziffer 6)
• Sprachaufnahmen: bei Nutzung der Sprach-Offerte wird die Aufnahme zur Transkription übermittelt. Wir speichern die Audiodatei nicht; gespeichert wird nur der daraus erstellte Text, wenn Sie ihn übernehmen.
• Zahlungsdaten: Abonnements werden über Stripe abgewickelt. Kartendaten erhalten und speichern wir nicht.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser, Zeitpunkt des Zugriffs und Fehlerprotokolle (Server-Logs)

3. Zweck der Bearbeitung

• Bereitstellung der Plattform und ihrer Funktionen
• Versand der von Ihnen ausgelösten E-Mails (Dokumente, Mahnungen) und von Systemmails
• Abrechnung des Abonnements
• Support und Kommunikation mit Ihnen
• Sicherheit, Missbrauchsverhinderung und Fehleranalyse
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen, aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionierenden Betrieb, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie gegebenenfalls gestützt auf Ihre Einwilligung (Art. 31 DSG; soweit anwendbar Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO).

5. Auftragsbearbeiter und Bekanntgabe ins Ausland

Für den Betrieb setzen wir folgende Dienstleister ein. Sie bearbeiten Daten nur in unserem Auftrag. Bei Anbietern mit Sitz in den USA stützt sich die Bekanntgabe auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln.

• Supabase (USA, Datenhaltung in Europa): Datenbank und Anmeldung
• Vercel (USA, Server-Funktionen in Frankfurt): Hosting der Webanwendung sowie cookielose, aggregierte Nutzungs- und Performance-Statistik (Vercel Web Analytics, Speed Insights)
• Stripe (Irland/USA): Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung
• Resend (USA): Versand von E-Mails
• OpenAI (USA): Transkription der Sprachaufnahmen (Whisper)
• Anthropic (USA): Strukturierung des transkribierten Texts zu Offert-Positionen; dafür werden auch Ihre Onboarding-Angaben (Branche, typische Leistungen, Stundensatz, Schreibstil, Beispiel-Offerten) übermittelt
• Upstash (USA): Begrenzung der Anfragen zum Schutz vor Missbrauch; bearbeitet wird nur eine pseudonyme Benutzer-ID, die spätestens eine Stunde nach der letzten Anfrage automatisch gelöscht wird

OpenAI und Anthropic verwenden über ihre API übermittelte Daten gemäss ihren Bedingungen nicht zum Training ihrer Modelle.

6. Daten Ihrer Kundinnen und Kunden

Für Personendaten, die Sie über Ihre eigenen Kundinnen und Kunden erfassen, sind Sie verantwortlich; wir bearbeiten diese als Auftragsbearbeiter ausschliesslich zur Erbringung unserer Leistungen (siehe AGB, Ziffer 9). Versenden Sie Dokumente aus Offeroo per E-Mail, erhält die Empfängerin bzw. der Empfänger die Nachricht über unseren E-Mail-Dienstleister; Antworten gehen direkt an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

7. Speicherdauer

Kontodaten und Inhalte speichern wir für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten noch mindestens 30 Tage als CSV exportieren; danach werden sie gelöscht. Abrechnungsunterlagen des Abonnements bewahren wir gemäss den gesetzlichen Fristen auf (10 Jahre, Art. 958f OR). Server-Logs werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für die Anmeldung (Sitzung). Im Browser speichern wir zusätzlich, dass Sie den Cookie-Hinweis gesehen haben. Es werden keine Tracking- oder Werbecookies eingesetzt; die Nutzungsstatistik funktioniert ohne Cookies. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

9. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Der Zugriff auf Daten ist in der Datenbank pro Firma strikt getrennt (Row Level Security). Passwörter werden nur als Hash gespeichert.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns bearbeiteten Personendaten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten (Export in den Einstellungen)
• Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung
• Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) bzw. einer zuständigen Aufsichtsbehörde in der EU

11. Kontakt

Für Anfragen zum Datenschutz:
E-Mail: datenschutz@offeroo.ch
Post: Yanick Schiesser, Hintere Gasse 16, 2554 Meinisberg